‘Als planner maak ik ouders heel blij als ik een plekje kan vinden voor hun kind’

Heb jij weleens gedacht aan werken in de kinderopvang? Dat is niet alleen voor pedagogisch medewerkers! Onze kinderopvanglocaties worden ondersteund door verschillende afdelingen, zoals HR, financiën, facilitair, communicatie en kindplanning. Onze collega Esmee is sinds twee maanden aan het werk als planner en vertelt er graag meer over.

Wat doe je precies als kindplanner?

Samen met mijn collega’s zorg ik voor de langdurige contracten van de kinderen op de opvang. Als ouders hun kind aanmelden voor het kinderdagverblijf, de peuterspeelzaal of de buitenschoolse opvang gaan we kijken wat voor contract we ze kunnen aanbieden. Hiervoor puzzelen we met de meest optimale bezetting, om uiteindelijk voor zoveel mogelijk kindjes plek te creëren. Daar komt ook een stukje wet- en regelgeving bij kijken. We moeten bijvoorbeeld rekening houden met de leidster-kind ratio; hoeveel kinderen er op een groep mogen is afhankelijk van het aantal pedagogisch medewerkers.

Interview Planning

Je bent nog niet zo lang aan het werk in deze functie, is het wat je ervan verwacht had?

Het is veel uitdagender dan ik dacht. Het gaat niet om incidentele wijzigingen zoals af en toe een dag ruilen of een ziekmelding, dat regelen onze locaties namelijk zelf. Wij plannen jaren vooruit. Ik ben nu bijvoorbeeld al bezig met de planning van 2028. In die tijd kan er natuurlijk van alles gebeuren met de in- en uitstroom van kindjes, bijvoorbeeld als ouders gaan verhuizen. Als ouders vragen hebben over hun contract, tarieven en voorwaarden zijn wij het eerste aanspreekpunt. Zo ben je als planner ook een beetje verantwoordelijk voor de klantenservice.

Wat is jouw achtergrond?

Ik heb de hotelschool gedaan en tien jaar gewerkt in hotels in het buitenland. Daarna werkte ik als intercedent in de zorg, waar ik veel heb geleerd over plannen en onderhandelen. De meeste van mijn collega’s hebben wel een achtergrond in de kinderopvang of ervaring met het plansysteem waarmee we werken, KidsVision.

Hoe heb je de inwerkperiode ervaren?

Er kwam veel informatie op me af, maar daarvoor mocht ik alle tijd nemen. Er was een inwerkprogramma en boekjes die ik kon doornemen. Die pakte ik er vaak bij, en ik kon ook alles vragen aan mijn manager of collega’s. Ik ben in de afgelopen twee maanden zelfstandiger geworden en heb veel geleerd.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Dat kan heel verschillend zijn. In de ochtend start ik meestal met de mail bijwerken en de vraag en aanbod van opvangplekken wegwerken. Ook gaat in de ochtend vaak de telefoon, dan bellen er ouders of locatiemanagers.

In de middag werk ik de wachtlijsten bij. Ik ga dan actief plannen; kijken waar plekjes vrij zijn, hoelang iemand op de wachtlijst staat, welk kindje prioriteit heeft. Door trainingen die ik gehad heb en een rekentool in het systeem kan ik rekenen met de bezetting en zo veel mogelijk kinderen inplannen. Met die informatie ga ik contracten aanbieden aan ouders en ontstaat er weer ruimte op de wachtlijst.

Wat vind je leuk aan het werk als planner?

Het plannen en regelen vind ik ontzettend leuk. Het is heel afwisselend werk. Je hebt contact met de ouders, leert veel over het plansysteem en denkt na over hoe contracten in elkaar zitten. Hierbij ben je ook nog eens verantwoordelijk voor jouw eigen locaties. Af en toe ga ik op pad naar mijn locaties om te kijken hoe het er gaat en te overleggen met de locatiemanagers.

Ook kan ik altijd terecht bij mijn collega’s. Het is een heel gemengd team, de één heeft meer ervaring dan de ander. We zijn ook verschillend, maar kunnen het heel goed met elkaar vinden. We gaan samen lunchen of wandelen in de pauzes en kunnen goed met elkaar sparren.

Waarom werken in de kinderopvang?

In de kinderopvang kun je echt iets betekenen voor mensen. Ouders zijn beschermend naar hun kindjes toe. Als ze bijvoorbeeld een klacht hebben omdat een kindje is gevallen, komt daar veel gevoel en emotie bij kijken. Je merkt al snel hoe belangrijk dat is, ook al heb je zelf geen kinderen.

Het mooiste vind ik wanneer ik ouders goed kan helpen. Door de lange wachtlijsten in de kinderopvang zijn sommige ouders wanhopig op zoek naar een plekje. Je kunt veel stress bij ouders wegnemen als je door goede planning een plekje weet te vinden. Ik krijg dan ook regelmatig blije telefoontjes en bedankjes.

Hoe ziet jouw ideale collega eruit?

Dat moet een harde werker zijn die stressbestendig is. Door de lange wachtlijsten moet je een beetje stevig in je schoenen staan en om kunnen gaan met klachten van ouders. Als je ze eenmaal kunt helpen geeft dat een goed gevoel. Er is ook ruimte voor gezelligheid en een kopje koffie, maar je moet begrijpen hoe serieus dit werk is. Het is zo belangrijk voor ouders!

Herken jij jezelf hierin? Solliciteer dan hier op onze vacature voor de afdeling Planning en Plaatsing op ons servicebureau in Soest!